1. Cine suntem
[Numele Clubului], cu sediul în [adresă], înregistrat cu CUI/CIF [___], (denumit în continuare „Clubul", „noi") este operator de date cu caracter personal în sensul Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) pentru datele colectate prin intermediul platformei [nume platformă/site] (denumită în continuare „Platforma").
Date de contact pentru probleme legate de protecția datelor: Email: [email dedicat, ex. protectiadatelor@club.ro] [Dacă există un DPO desemnat: Responsabil cu Protecția Datelor: nume + contact]
2. Ce date colectăm
2.1. Date despre copil (sportivul minor)
- Nume și prenume
- Data nașterii
- Fotografie (atașată la înscriere, pentru identificare/legitimație sportivă)
- Date privind starea de sănătate strict necesare practicării sportului (ex. aviz medical sportiv, dacă este cazul) — categorie specială de date, colectată doar dacă e strict necesară și cu temei legal adecvat
- Grupa de vârstă / echipa la care este înscris
2.2. Date despre părinte/reprezentant legal
- Nume și prenume
- Adresă de email
- Număr de telefon
- Relația cu copilul (părinte, tutore legal)
- Semnătura/bifarea acordului privind prelucrarea datelor
2.3. Date tehnice (colectate automat)
- Adresă IP, tip dispozitiv/browser
- Date de trafic/cookie-uri (a se vedea Politica de Cookie-uri separată, dacă există)
3. Cine își dă consimțământul și de ce
Deoarece Platforma colectează date despre minori, iar GDPR (art. 8) impune consimțământul titularului răspunderii părintești pentru copiii sub 16 ani (prag care poate varia între 13-16 ani în funcție de legislația locală — în România pragul este 16 ani), înscrierea se realizează întotdeauna prin:
- Completarea formularului de către părinte/reprezentant legal, în numele copilului;
- Bifarea explicită a acordului privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale copilului, de către părinte/reprezentant legal;
- Confirmarea calității de reprezentant legal al copilului înscris.
Consimțământul este specific, informat, dat în mod liber și poate fi retras oricând, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii.
4. Scopurile prelucrării
Datele sunt prelucrate pentru:
- Înscrierea și gestionarea participării copilului la activitățile sportive ale Clubului (evidența sportivilor, organizarea pe grupe/echipe);
- Emiterea de legitimații/carnete sportive, dacă e cazul, folosind fotografia atașată;
- Comunicare cu părinții privind programul antrenamentelor, competițiilor, modificări organizatorice;
- Îndeplinirea obligațiilor legale ale Clubului față de federația de baschet, asigurări sportive sau autorități, acolo unde legea impune raportarea unor date;
- Promovarea activității Clubului (fotografii/video de la antrenamente, meciuri, evenimente) — doar cu consimțământ separat și distinct, opțional, care nu condiționează înscrierea copilului la club.
Punctul 5 trebuie tratat ca un consimțământ separat de cel obligatoriu pentru înscriere — părintele trebuie să poată bifa „da" pentru înscriere și „nu" pentru utilizarea imaginii în scop promoțional, fără ca refuzul să blocheze înscrierea.
5. Temeiul legal al prelucrării
- Consimțământul părintelui/reprezentantului legal (art. 6 alin. 1 lit. a și art. 8 GDPR) — pentru înscriere și fotografie;
- Executarea unui contract/relații precontractuale (art. 6 alin. 1 lit. b) — pentru gestionarea participării la activitățile Clubului;
- Obligație legală (art. 6 alin. 1 lit. c) — acolo unde federația sau legislația sportivă impune evidențe sau raportări;
- Interes legitim (art. 6 alin. 1 lit. f) — pentru comunicări administrative strict necesare, cu respectarea drepturilor persoanei vizate.
Pentru datele privind starea de sănătate (dacă sunt colectate, ex. aviz medical), temeiul este consimțământul explicit (art. 9 alin. 2 lit. a) sau o altă bază permisă expres de art. 9, în corelare cu legislația sportivă aplicabilă.
6. Cât timp păstrăm datele
- Datele de înscriere și fotografia: pe durata participării copilului la activitățile Clubului, plus o perioadă suplimentară de [ex. 3 ani] după încetarea participării, pentru eventuale obligații legale/arhivare;
- Datele privind sănătatea: strict pe durata necesară scopului pentru care au fost colectate, cu ștergere sau anonimizare imediat ce nu mai sunt necesare;
- În cazul retragerii consimțământului, datele sunt șterse sau anonimizate în [ex. 30 de zile], cu excepția celor pe care Clubul este obligat legal să le păstreze.
[Recomandare: definiți concret aceste termene printr-o politică internă de retenție a datelor, corelată cu cerințele federației sportive.]
7. Cui transmitem datele
Datele pot fi transmise, doar în măsura necesară scopului:
- Federației/ligii de baschet sub care activează Clubul, pentru legitimare/evidență sportivă;
- Furnizorilor de servicii tehnice ai Platformei (găzduire, procesare formulare) — acționând ca persoane împuternicite, sub contract de prelucrare a datelor;
- Autorităților publice, atunci când legea o impune.
Clubul nu vinde și nu închiriază datele cu caracter personal ale copiilor sau ale părinților către terți în scopuri de marketing.
8. Drepturile părintelui/reprezentantului legal (în numele copilului)
Conform GDPR, aveți dreptul de a:
- Solicita acces la datele prelucrate despre copil;
- Solicita rectificarea datelor inexacte;
- Solicita ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat"), cu excepțiile prevăzute de lege;
- Restricționa prelucrarea în anumite condiții;
- Vă opune prelucrării bazate pe interes legitim;
- Solicita portabilitatea datelor, unde este aplicabil tehnic;
- Retrage consimțământul oricând, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare;
- Depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) — www.dataprotection.ro.
Pentru exercitarea acestor drepturi, ne puteți contacta la [email dedicat].
9. Securitatea datelor
Clubul implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor (acces restricționat, stocare securizată, criptare unde este cazul) și impune obligații similare furnizorilor săi de servicii.
10. Fotografiile copiilor — precizări suplimentare
- Fotografia atașată la înscriere este folosită exclusiv pentru identificare internă/legitimație sportivă, cu excepția cazului în care părintele bifează separat acordul pentru utilizare promoțională;
- Fotografiile folosite în scop promoțional (site, rețele sociale) necesită consimțământ explicit și distinct, revocabil oricând;
- La retragerea consimțământului pentru uz promoțional, fotografiile existente în materiale deja publicate vor fi retrase în măsura rezonabil posibilă, în termen de [ex. 15 zile lucrătoare].
11. Modificări ale acestei politici
Ne rezervăm dreptul de a actualiza această politică. Modificările semnificative vor fi comunicate părinților/reprezentanților legali prin [email/notificare pe platformă], cu cel puțin [ex. 15 zile] înainte de intrarea în vigoare.